5 ممارسات خاطئة.. تجنّبها كي لا تهدر وقتك وتصعّب عملك

5 ممارسات خاطئة.. تجنّبها كي لا تهدر وقتك وتصعّب عملك


21/03/2019

مهما كانت طبيعة عملك أو مهنتك، فإنك ستشعر دائماً أنك تقضي الكثير من الوقت في إنجاز القليل من العمل، وهذا ليس جيداً لإنتاجيتك أو صحتك، إذ لا توجد دائماً ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء.

في دراسات بحثية أجريت لتحديد العلاقة بين ساعات العمل والإنتاجية، كشفت النتائج أنّ إنتاجية الموظف تنخفض بشكل حاد بعد أسبوع عمل مدته 50 ساعة، وكلما زاد معدل ساعات العمل قلت الإنتاجية، لذلك بدلاً من التفكير في ساعات إضافية بعملك، يمكنك أن تصبح أكثر فاعلية في العمل من خلال التركيز على ما يهم حقاً، وتنظيم المهام.

اقرأ أيضاً: هل عليك الاستيقاظ مبكراً لتكون أكثر إنتاجية في عملك؟

تقول المدربة الإنتاجية، بيجي دنكان، والتي تساعد الأشخاص على تحسين كفاءتهم في العمل: "على المدى الطويل يمكن لسير العمل غير الفعال أن يجعل عملك أكثر صعوبة مما ينبغي، وإذا كنت ترغب في استعادة حياتك ولا تريد أن تقتلك وظيفتك فمن المهم أن تكون منظماً وتفهم أين يذهب وقتك".

وفيما يلي أهم الأسباب التي تجعل عملك أكثر صعوبة، وما يجب أن تفعله للتغلب على ذلك:

1. عدم وضوح الجدول الزمني للمهام اليومية

هل سبق لك أن وصلت إلى نهاية يوم عملك وتساءلت ماذا فعلت طول ساعات العمل، حيث إنك لم تنتهِ من التقرير الذي كان من المقرر تسليمه أمس، ومكتبك في حالة من الفوضى، وربما كنت تعمل لفترة أطول في محاولة للإنجاز ولكنك لم تنجز وبالتالي تشعر بالتوتر والقلق؟

إن إنتاجية الموظف تنخفض بشكل حاد بعد أسبوع عمل مدته 50 ساعة وكلما زاد معدل ساعات العمل قلت الإنتاجية

تقول دنكان: "ليس لديك أي فكرة عن المدة التي تستغرقها الأشياء، لذا أنت تقلل من شأن المهام التي تقوم بها، عليك أن تحلل كيف تقضي وقتك حتى تعرف إلى أين تذهب، وتحدد الوقت الذي تستغرقه أصغر المهام، وما الذي يعيق تحقيق ذلك، ومن المهم معرفة مقدار الوقت الضائع في أمر صغير".

لذلك احتفظ بسجل وقت لمدة أسبوعين، قم بتدوين كل شيء تفعله أثناء وقت العمل، بالإضافة إلى ذلك لاحظ ما إذا كان كل نشاط مهماً أم لا.

2. هناك فوضى في جهاز الكمبيوتر الخاص بك

بمجرد أن تعرف أين يذهب وقتك، يجب التركيز على تنظيم كل شيء من مكتبك وملفات الحاسوب إلى خزانة ملابسك والأدراج غير المرغوب فيها بالمنزل.

اقرأ أيضاً: علماء يحثون الموظفين على العزف والغناء في العمل.. لماذا؟

لا بد أن تعلم أن عدم التنظيم هو السبب في إهدار معظم وقتك، حيث يجعلك تقضي وقتاً طويلاً في البحث عن شيء ما لن تجده بسهولة، لذلك من المهم التخلي عن ساعتين أو 3 في نهاية الأسبوع لتنظيم حياتك.

تقول دنكان: "التنظيم سيساعدك كثيراً وسيعيد إليك الوقت الذي استثمرته فيه فيما بعد، ولن تكون مرهقاً طول الوقت، وسيتم تعزيز ثقتك بنفسك، وثقة الآخرين فيما تقوله".

3. عدم تحديد الأولويات

بمجرد أن تكون لديك صورة واضحة حول كيفية قضاء وقتك، وتنظم الأشياء الخاصة بك، فإنّ التحدي التالي هو استخدام ذلك الوقت الجديد بطريقة أفضل، لذلك كن مستعداً لتحديد أولوياتك.

لابد من تطوير مهاراتك واكتساب مهارات جديدة والبحث عن الأدوات التي تساعدك في أداء المهام الروتينية بسرعة وكفاءة

يمكنك تحديد الأولويات بناء على ما سيعود عليك بعائد مادي أكثر، فعلي سبيل المثال حدد أي المهام التي ستؤثر على راتبك آخر الشهر، أو حدد أي المهام التي ستساعدك في الحصول على زيادة مادية، أو حدد أي العملاء الذين سيدفعون لك دون أي متاعب، لابد أن تكون تلك هي أولوياتك.

4.  أنت تكبّد نفسك عناء البداية من الصفر

ترى دنكان أن الناس يضيعون وقتهم في العمل بسبب فشلهم في تنظيم المهام الروتينية.

وتقول: "إذا كنت تفعل شيئاً أكثر من 3 مرات، فأنت بحاجة إلى نظام، وإذا ركزت على عملك الأساسي فأنت بحاجة إلى تطوير".

اقرأ أيضاً: هل تخضع لاختبار كشف الكذب من أجل وظيفة؟!

لذلك لابد أن تحرص على تطوير مهاراتك واكتساب مهارات جديدة، بالإضافة إلى البحث عن الأدوات التي تساعدك في أداء المهام الروتينية بسرعة وكفاءة أكبر.

5.  أنت تفوت الفرص التعليمية

تَظهر كل يوم تقنيات وأجهزة جديدة لذلك من الضروري أن تحرص على تلقي التدريب المناسب على أي تكنولوجيا تستخدمها في عملك، فمهما تكن التكنولوجيا التي تتعامل معها كل يوم، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية استخدامها بشكل أكثر كفاءة.

هناك العديد من الطرق لزيادة مهاراتك بدءاً من مقاطع فيديو على منصة "يوتيوب" والكتب التعليمية وملفات الشروحات التوضيحية إلى الدورات التدريبية المجانية التي تقدمها العديد من الشركات لموظفيها.

 

 



انشر مقالك

لإرسال مقال للنشر في حفريات اضغط هنا سياسة استقبال المساهمات

آخر الأخبار

الصفحة الرئيسية